5 rád ako začať s internou komunikáciou vo vašej organizácii
5 rád ako začať s internou komunikáciou vo vašej organizácii
október 2012
Nedávny prieskum Asociácie internej komunikácie (AICO) poukazuje na to, že až 1/3 organizácií na Slovensku sa nezaoberá internou komunikáciou vôbec. Na strane druhej z prieskumu tiež vyplýva, že Slováci vnímajú internú komunikáciu (IK) ako dôležitý faktor, ktorý ovplyvňuje pracovný výkon a správanie zamestnanca. Prinášame vám zopár rád, ako implementovať internú komunikáciou aj vo vašej firme.
1. Získajte podporu top manažmentu
Aby interná komunikácia pozitívne ovplyvnila obchodné výsledky organizácie, musí byť súčasťou strategického plánu, ktorý je previazaný s firemnými dlhodobými i krátkodobými cieľmi. Preto je dôležité presvedčiť top manažment
o dôležitosti internej komunikácie a nájsť s nimi spoločný jazyk. Načo manažment počúva sú argumenty, ktoré sa týkajú najmä zeefektívnenia vnútornej komunikácie, či šetrenia finančných, časových i ľudských zdrojov v organizácii.
2. Nekomunikujte posolstvá len „zhora nadol
Prax ukazuje, že interná komunikácia je častokrát obmedzená len na jednostranný komunikačný nástroj na odovzdávanie informácií od top manažmentu k zamestnancom, spravidla bez spätnej väzby. Nech sú dôvody tohto obmedzenia akékoľvek (napr. nedostatok času, dedikovaných ľudí pre IK atď.) – toto robí internú komunikáciu neefektívnou. Pri otázke ako začať s internou komunikáciou je dôležité uvedomiť si, že nejde o krátkodobé ad hoc aktivity na vyžiadanie manažmentu. Preto nezabúdajte na základné pravidlo, že interná komunikácia by mala vychádzať nielen z potrieb top manažmentu, ale aj zamestnancov.
3. Urobte si „vo vnútri spoločnosti“ audit komunikácie
Ak má interná komunikácia vychádzať z potreby zlepšenia interných vzťahov a toku informácií je dôležité pred prípravou plánu internej komunikácie zrealizovať vo vnútri organizácie audit komunikácie. Jeho súčasťou je analýza existujúcich komunikačných kanálov a ich efektívnosť a vhodnosť používania. Ďalšou časťou auditu je rozbor komunikačných posolstiev, kde sa zisťujú nedostatky po obsahovej a formálnej stránke, predovšetkým ich súlad s firemnými cieľmi – a to nielen komunikačnými, ale predovšetkým obchodnými. Hlbšiu identifikáciu nedostatkov, ktoré spôsobujú informačné zahltenie zamestnancov a bránia efektívnej komunikácie vo vnútri firmy, môžeme získať prostredníctvom rozhovorov s vybranými zamestnancami a tvorcami komunikačných posolstiev.
4. Základ úspechu - plán internej komunikácie
Plán internej komunikácie je úzko spätý s auditom IK. Výsledkom auditu je mapa súčasného stavu internej komunikácie vo firme. Jej cieľom je poskytnúť prehľad o efektivite informačných kanálov, do akej miery chápu a prijímajú zamestnanci komunikačné posolstvá, ako medzi sebou zdieľajú know-how a skúsenosti. Mapa sa stáva tiež podkladom pri tvorbe plánu internej komunikácie. Ten okrem efektívnych komunikačných nástrojov a zrozumiteľných posolstiev obsahuje timing ich nasadenia, rozdelenie kompetencií, metriky a rozpočet.
5. Merajte efektivitu a návratnosť investícií
Tak ako pri obchodných aktivitách, nezabúdajte priebežne merať dosiahnuté výsledky aj v internej komunikácii. Jasné a prehľadné meranie efektivity vynaložených finančných i ľudských zdrojov nám pomôžu reagovať na plán internej komunikácie a zároveň ho flexibilne upravovať. Stanovenie metrík a ich monitorovanie nám umožní nielen efektívne vylepšovať úroveň internej komunikácie, ale aj meranie návratnosti investícií do tejto oblasti, čo je jeden z najdôležitejších argumentov pre top manažment pri prerozdeľovaní zdrojov v prospech internej komunikácie.
