To mail or not to mail? That's the question.

Riaditeľ agentúry PMP Marketing a zároveň prezident Asociácie internej komunikácie Martin Onofrej bol jedným z pozvaných odborných rečníkov na túto problematiku. Vo svojej prezentácii sa venoval predovšetkým oblasti úspešnej implementácie sociálnych médií do života v podnikoch. 

Medzi aktuálnymi témami, ktoré boli  na konferencii prezentované, boli aj firemné sociálne siete, trendy na intranete, či prieskumy z oblasti internej komunikácie. Úspech na  konferencii zožali aj workshopy, ktorých úlohou bolo priniesť účastníkom konferencie praktické poznatky a tipy na témy, ktoré ich najviac zaujali.

Takto celú akciu zhrnul Jiří Kocourek, HR Community Barista:

V oblíbené pražské restauraci Café Louvre se 17. května uskutečnila již druhá konference pod hlavičkou HR kavárny. Přestože bylo poměrně ambiciózní uspořádat měsíc po první velké akci další pokračování, byla kapacita konference zaplněna během tří dnů a účastníci odcházeli s dobrým pocitem nabytých poznatků a účelně stráveného času. Stěžejním tématem byla interní komunikace, její nejmodernější nástroje a význam pro firmy.

V první části konference hovořili přednášející o svých zkušenostech i obecných trendech v interní komunikaci. Tomáš Poucha z IIK uvedl, že prostřednictvím interní komunikace zlepšují společnosti své vztahy se zaměstnanci, a rozdělil ji na dva proudy: formální kanály – intranet, blogy, wiki, časopisy, brožury, nástěnky a neformální kanály – chodbové diskuze či právě sociální sítě, které se firmy nějakým způsobem snaží zkrotit, ale mnohdy při tom chybují. 

Zlepšení úrovně interní komunikace viděl Tomáš Poucha také jako prostředek k dosažení vyšší angažovanosti zaměstnanců. Podle mezinárodních statistik je celosvětově až 80 % zaměstnanců pasivních k dění ve firmě i k vlastní práci. Jsou to ti, kteří pracují přesně od–do, neradi přijímají nové úkoly, jednoduše si udělají své a jdou domů. Naopak těch, kteří přijdou alespoň jednou za čas za svým nadřízeným s nápadem k inovaci a prosazení změn, je poskrovnu.

Je potřeba si uvědomit, že hlavní rolí interní komunikace je zajistit informovanost zaměstnanců o dění ve firmě. Pokud jim nebudou důležité informace sděleny prostřednictvím oficiálních kanálů, domyslí si je a vznikají tzv. „chodbovky“, o kterých mluvil i Tomáš Poucha. Tyto dezinformace obecně nepřispívají k dobrému firemnímu prostředí a pracovní atmosféře.

Konference HR kavárny přitahují i zahraniční účastníky. Martin Onofrej z PMP Marketing přijel z Bratislavy a ujal se řečnického pultu jako druhý. Propagoval hlavně využití sociálních médií ve firemní komunikaci. Podle něj je třeba probudit v lidech a ve firmách myšlenku: „Need to know -> need to share“ – tedy potřebu důležité informace sdílet. Aby naše vědomosti nebyly inboxem, ale něčím, o co se navzájem podělíme.

Martin Onofrej považuje sociální sítě za vhodnou platformu pro názory samotných zaměstnanců. Doporučení pro komunikaci ale zní: 

Jednou z možností je čím dál více rozšířená služba – Yammer.com. Tuto službu již využívá LMC, Asseco Central Europe a také další firmy, které byly na konferenci. Někteří o ní ale slyšeli poprvé.

Hodí se Yammer do firem? Yammer je poměrně zajímavá komunitní síť využitelná pro firemní účely, ale je důležité určit, jestli se bude jednat o oficiální komunikační kanál nebo neoficiální prostředek pro sdílení informací s kolegy. Ne každý zaměstnanec chce komunikovat na sociálních sítích, kde je nutná registrace. Může se tedy stát, že při uvedení informace na Yammer.com, která má být pro všechny, si bude část kolegů stěžovat, že se o něčem nedozvěděli, případně nastane problematická situace, pokud se příspěvek právě těchto kolegů týkal, byť třeba nepřímo. Nezaregistrovaným pak vadí, že o ničem nevěděli a nemohli reagovat. Když se Yammer používá jako oficiální komunikační kanál, je třeba jasně určit, jakým způsobem s ním pracovat. Nemělo by docházet k situacím, kdy firma uvede: „Zde máte diskuzní nástroj, tak ho prosím používejte, buďte nenucení a upřímně sdílejte své názory.“ Je nutné zamezit případům, kdy si někdo z vedení přečte nějaký názor, se kterým nesouhlasí, a ze své pozice to dotyčnému vyčte. Otevřenost by měla panovat oboustranně – od vedení i zaměstnanců. Zaměstnanci by také měli pochopit, že sice jde o sociální síť pro komunikaci, ale o FIREMNÍ síť. Měli by se tedy bavit o tématech firemních, které sice mohou být neformální, ale spíše se týkají i ostatních kolegů, např. teambuilding, sportovní aktivity, společné posezení a jiné. 

Sociální sítě se staly jedním z předně diskutovaných témat. Jakub Svoboda z Tyinternety.cz lobboval samozřejmě za Facebook. Obhajoval ho jako jednoduchý a intuitivní nástroj pro všechny. Podle něj firmy zbytečně vymýšlejí složitá řešení a potom jsou více paralyzovány, než že by komunikovaly. Jako jeden z argumentů pro Facebook použil rozšířenost tohoto nástroje mezi českou populací, kdy podle něj má Facebook opravdu každý (podle posledních statistik cca 4 miliony z 10milionové české populace). Každý ale Facebook nemá, a někdo ho dokonce kategoricky odmítá. Pak jsou zde problémy s bezpečností a zejména s návyky zaměstnanců. Jak uvedl už jeden z předřečníků, 24 % Čechů používá sociální sítě v pracovní době, ale jen 9 % pro pracovní účely. To se týká zvláště Facebooku. Jsou zde četné klady hovořící pro využití tohoto nástroje ve firmách jako vhodné formy sdílení obsahu, ale je třeba nastavit pravidla využití tak, aby je všichni dodržovali a nezneužívali výhody. Facebook má zatím ve firemním využití jasné úspěchy jako nástroj pro podporu marketingu, PR i pro zlepšení vztahů se zákazníky (zákaznická linka na Fb) atd., ale příkladů firem, které by jej využívaly jako možnosti interní komunikace, mnoho známých není. 

Zajímavá byla i přednáška Vládi Bureše, odborníka na e-mailing, který ukázal, že e-mail jako nástroj pro interní komunikaci není ještě vůbec mrtvý. Podotkl, že je zde opět důležité nastavení pravidel pro použití ve firmách, protože nebezpeční lidé jsou v každé firmě. Pro účastníky bylo zajímavé i představení trendů v rozesílání informačních newsletterů. 

Dbejte hlavně na jasnost titulků, srozumitelnost, rozumné množství sdělení a vizuální podobu newsletteru. Doporučuje se psát krátké a stručné texty i nadpisy. Většinu informací pověste na web/intranet a v samotném newsletteru uvádějte jen nadpisy s krátkým perexem – a to celé zajímavě graficky zpracované. Myslete na to, že existují i mobilní verze e-mailu; tomu by měl být uzpůsoben obsah a například minimální velikost obrázků. Mezi aktuální trendy patří také použití nástrojů pro nastavení vhodného času k rozeslání, kdy systém umožní, aby člověk dostal newsletter v 9 hodin ráno, a zvýšila se tak pravděpodobnost, že si ho přečte. 

Poslední z řečníků, Dan Müller, představil zajímavou případovou studii ze společnosti Telefónica O2 obsahující několik tipů, jak zvýšit atraktivnost interních komunikačních nástrojů. Jedná se o interní systém, ve kterém Telefónica používá prvky ze sociálních sítí, například tlačítka like aj. Je to doslova intranet, jak jej neznáte. A proč ho vyvinuli? Všichni se shodli, že na firemní intranet u nich nikdo nechodí. Použití interaktivních nástrojů na způsob sociálních sítí přispělo ke zvýšení kvality interní komunikace. Narostla intenzita komentářů a zvýšil se i jejich počet. Další tipy Dan uvedl ve své skupině v rámci panelové diskuze. Firmy mají většinou zastaralá řešení intranetu, jsou to složité vývěsní desky s množstvím balastu. Rada na závěr zní: Nabídněte zaměstnancům takový obsah intranetu, jaký opravdu potřebují, viz seznam kontaktů, důležité firemní dění atd.

Dan také upozornil na roli mobilních zařízení a potenciál tabletů, s jejichž pomocí obsáhnete vše podstatné – agendu schůzky, projektové řízení… Zajímavé byla i intranetová aplikace pro chytré telefony. Tento trend se mi líbí, mobilním nástrojům i aplikacím fandím, ale je potřeba si uvědomit, že pro některé firmy nejsou tyto nástroje dostupné už kvůli vysoké finanční náročnosti na vývoj nebo nákup zařízení. Velmi chytrým zlepšovákem, který tak náročným na vývoj zřejmě nebyl, je interní inzertní aplikace pro zprostředkování spolujízd zaměstnanců v Telefónice. V Česku existují celorepublikové webové stránky pro organizaci spolujízd, ale proč by se lidé z velké firmy nedomluvili na jízdu z Prahy do Brna rovnou ze sídla firmy společně, namísto složitého dojednávání jízdy s někým jiným např. z druhého konce Prahy. Nápad se týká i společné jízdy taxíkem po Praze. Zkrátka dobrá věc, která ušetří čas i peníze, a navíc přispěje k dobré atmosféře ve firmě.

Odpolední část se týkala panelových diskuzí nad tématy, která zazněla v dopoledním programu, ale i nad jinými možnostmi interního sdílení a komunikování ve firmách. Účastníci konference ocenili model, ve kterém jsme jim dali možnost vybrat si témata diskuze podle svých přání. Panelisté v hojné míře hltali poznatky o sociálních sítích od Jakuba Svobody a také možnosti práce s intranetem v podání Dana Müllera. Jednu z diskuzí na téma interní komunikace bez intranetu vedla naše kolegyně Eva Pipalová – její skupina stihla ve vymezeném čase probrat, co vše se interně používá v několika různých firmách. O měření návštěvnosti v Google analytics poreferoval na základě svých zkušeností Petr Skondrojanis ve spolupráci se Silvií Petty, specialistkou marketingu v LMC. 

O úspěšnosti modelu diskuzí na přání účastníků konference svědčila hojná účast. Na odpolední část totiž zůstala většina hostů. Původní čas na diskuze všechny skupiny nejen vyčerpaly, ale s nadšením překročily. Model, kdy s vámi debatujeme na téma, které trápí mnohé z vás, a zároveň se můžete podělit o své pozitivní i negativní zkušenosti, se osvědčil natolik, že podobné akce plánujeme i v budoucnosti.